2018年8月12号上午，征地与基建办组织召开医药实验实训大楼项目参建各方面见面会及项目建设推进会。会议的主要议题是为各项目部相互见面建立工作联系机制、商定合同签订、临时设施搭建等准备工作、申请施工许可证等开工准备工作。由湖南格瑞工程建设有限公司（代建方）主持，参会单位有吉首大学、湖南格瑞工程建设有限公司、湘西州鑫诚建设监理有限公司、湖省第四工程有限公司。

会议上，代建单位对监理单位和施工单位提出了要求。中标方（监理单位和施工单位）在8月19日前完成中标费用缴纳，获取中标通知书，向代建方报送相关合同初稿；8月底前向代建单位和业主单位申请合同洽谈会议、确认合同条款、完成合同签订、监理项目部和施工项目部进场办公等。

征地与基建办负责人对各参建方提出了六点近期工作目标和五个要求：即“约定的时间内进场；土石方、基础工程先行；最短时间内签订合同；提交时间进度表和安全管理的措施方案；最短时间内获取施工许可证；各项目部完成组建并进入工作状态”和要求“讲规矩、讲诚信、讲协作、讲标准、讲廉洁”；为更好地落实农民工工资发放和工程交付使用后校方对质保金的使用与支付，会议要求施工方对民工工资支付管理实行月报制度及质保金的使用与支付管理进行细化，并进入合同条款。

会议结束后，参建各方一起前往大田湾校区进行开工现场踏勘。